Una comunicazione dell’Agenzia delle Entrate, una richiesta di chiarimenti, un avviso di accertamento o una cartella di pagamento possono suscitare la stessa preoccupazione, ma dal punto di vista giuridico sono atti molto diversi.
Ed è proprio questa la prima verifica da compiere.
Prima di decidere se pagare, rispondere, produrre documenti o contestare la pretesa, occorre capire esattamente quale atto si è ricevuto, da quale procedimento deriva e quali effetti produce.
Una scelta compiuta troppo rapidamente può infatti compromettere possibilità difensive che sarebbero ancora disponibili.

Non tutte le comunicazioni del Fisco hanno lo stesso significato

Nel corso di un controllo l’Amministrazione finanziaria può chiedere al contribuente documenti, dati o chiarimenti.
In questa fase non necessariamente esiste già una pretesa tributaria definitiva.
Può trattarsi di un’attività istruttoria, attraverso la quale l’ufficio cerca di ricostruire determinati fatti prima di assumere una decisione.
Diversa è la situazione quando viene notificato un avviso di accertamento, con il quale l’Amministrazione formula una vera e propria pretesa fiscale, indicando maggiori imposte, sanzioni e interessi.
Ancora diverso è il caso della cartella di pagamento, che normalmente appartiene alla fase della riscossione.
Confondere questi momenti significa rischiare di utilizzare lo strumento sbagliato o di non utilizzare in tempo quello corretto.

La prima domanda non è “quanto devo pagare?”, ma “da dove nasce questa pretesa?”

Quando si riceve un atto fiscale è naturale concentrarsi immediatamente sull’importo richiesto.
Prima ancora, però, occorre ricostruirne l’origine.
La contestazione riguarda redditi non dichiarati? Costi ritenuti indeducibili? IVA? Fatture? Movimenti finanziari? Oppure somme che risultano già accertate in precedenza?
Bisogna poi verificare come l’ufficio abbia motivato la pretesa e quali documenti siano stati posti alla base della contestazione.
Nel caso di una cartella, ad esempio, può essere decisivo capire se sia realmente il primo atto conosciuto dal contribuente oppure se derivi da un precedente accertamento ormai divenuto definitivo.
La strategia cambia radicalmente nei due casi.

Data e modalità di notifica possono essere decisive

Un altro aspetto da verificare immediatamente riguarda la notificazione.
Non è un dato meramente formale.
Dalla data in cui l’atto viene validamente notificato possono decorrere termini entro i quali esercitare determinate facoltà, chiedere una definizione o proporre ricorso.
Per questo è opportuno conservare non soltanto l’atto, ma anche la PEC, la busta, la relata o ogni altro elemento che consenta di ricostruire con precisione quando e come la comunicazione è stata ricevuta.
In materia tributaria, inoltre, non esiste una scadenza unica valida per ogni situazione.
Il termine e le possibili sospensioni dipendono dal tipo di atto ricevuto, dal procedimento che lo ha preceduto e dalla strada che si decide eventualmente di intraprendere.

Rispondere al Fisco richiede attenzione già nella fase istruttoria

Una richiesta di documenti può sembrare meno importante di un accertamento, perché non contiene ancora una richiesta definitiva di pagamento.
In realtà anche questa fase può essere molto delicata.
Le informazioni fornite, i documenti prodotti e il modo in cui vengono spiegate determinate operazioni possono incidere sul successivo sviluppo del controllo.
Allo stesso modo, trascurare una richiesta dell’ufficio può avere conseguenze sulla possibilità di utilizzare successivamente alcuni elementi a propria difesa.
La risposta dovrebbe quindi essere preparata valutando non soltanto ciò che viene chiesto in quel momento, ma anche quale potrebbe essere l’evoluzione della verifica.
È uno dei casi in cui intervenire prima della contestazione definitiva può essere più utile che affrontare il problema quando l’accertamento è già stato emesso.

Accertamento con adesione o ricorso: non esiste una scelta corretta in astratto

Quando la pretesa fiscale è già formalizzata, il contribuente può trovarsi di fronte a più possibilità.
In determinate condizioni può essere opportuno avviare un confronto con l’ufficio attraverso gli strumenti deflativi previsti dalla normativa; in altri casi può essere necessario contestare l’atto davanti alla Corte di giustizia tributaria.
La scelta non dovrebbe dipendere soltanto dalla possibilità di ottenere una riduzione delle sanzioni.
Occorre prima verificare se la pretesa sia fondata, se gli importi siano corretti, se la motivazione sia adeguata e quali elementi documentali possano essere utilizzati per contrastare i rilievi dell’Amministrazione.
Definire una contestazione che avrebbe potuto essere efficacemente impugnata può essere svantaggioso quanto intraprendere un contenzioso quando gli elementi disponibili non lo giustificano.
Per questo le prime decisioni assumono spesso un peso determinante.

Quando la contestazione riguarda un’impresa o un professionista

I controlli possono diventare particolarmente complessi quando riguardano attività professionali o d’impresa.
Movimenti finanziari, deducibilità dei costi, fatture, operazioni con fornitori, IVA e documentazione contabile possono richiedere una ricostruzione che non è soltanto giuridica.
In queste situazioni il rapporto tra avvocato e commercialista assume particolare importanza.
Il commercialista conosce la contabilità, le dichiarazioni e la storia fiscale del contribuente; il legale deve invece valutare la struttura della contestazione, la legittimità dell’atto, i termini e la strategia difensiva.
La difesa è più efficace quando queste competenze vengono coordinate sin dall’inizio.

Una contestazione fiscale non significa automaticamente reato tributario

Questo è uno dei punti sui quali esiste maggiore confusione.
Ricevere un accertamento di importo elevato o vedersi contestare costi, fatture o elementi dichiarativi non significa automaticamente essere responsabili di un reato tributario.
Il procedimento tributario e quello penale operano su piani diversi.
Il D.Lgs. n. 74/2000 individua specifiche fattispecie penali, alcune delle quali richiedono particolari modalità della condotta, elementi soggettivi e, in determinati casi, il superamento di soglie previste dalla legge.
Di conseguenza, un’irregolarità può produrre conseguenze fiscali senza necessariamente assumere rilevanza penale.
Allo stesso tempo, vi sono contestazioni che, per la loro natura, richiedono fin dall’inizio di verificare anche l’eventuale esposizione penale delle persone fisiche coinvolte, come titolari, amministratori o rappresentanti della società.

Tributario e penale tributario devono essere coordinati

Quando i medesimi fatti possono assumere rilievo sia davanti all’Amministrazione finanziaria sia sul piano penale, affrontare le due questioni come se fossero completamente indipendenti può essere rischioso.
Le spiegazioni fornite, la documentazione prodotta, le scelte effettuate nella fase tributaria e le eventuali definizioni della pretesa possono assumere rilievo anche sotto altri profili.
Questo non significa che le due responsabilità coincidano.
Significa, invece, che la strategia deve essere costruita conoscendo entrambi i piani, evitando iniziative contraddittorie o non sufficientemente ponderate.
Proprio nelle contestazioni più complesse la tempestività dell’analisi può fare una differenza significativa.

Cosa può essere utile verificare prima di assumere qualsiasi iniziativa

Quando il contribuente porta allo Studio l’atto ricevuto, la prima attività dovrebbe essere ricostruire con precisione la situazione.
Occorre comprendere quale atto sia stato notificato, verificarne la provenienza e la regolarità formale, ricostruire la notifica, individuare i termini e analizzare i fatti contestati alla luce della documentazione disponibile.
Solo dopo è possibile valutare se vi siano margini per un confronto con l’Amministrazione, se la pretesa debba essere contestata oppure se sia più conveniente definire la posizione.
L’assistenza legale, in questa fase, non consiste semplicemente nel “fare ricorso”.
Consiste prima di tutto nel comprendere quali possibilità siano ancora aperte e quale presenti il miglior rapporto tra rischi, costi e risultato concretamente perseguibile.

Quando ricevere assistenza tempestivamente può evitare problemi maggiori

Uno degli errori più frequenti è attendere.
Si conserva la comunicazione per qualche giorno, si chiede un parere informale, si prova a rispondere autonomamente oppure si rinvia la decisione perché l’atto sembra poco chiaro.
Il rischio è che, nel frattempo, decorra un termine o venga compiuta una scelta difficilmente reversibile.
Se ha ricevuto una comunicazione dall’Agenzia delle Entrate, un avviso di accertamento, una richiesta di documenti o una cartella che non riconosce, il primo passo utile è quindi sottoporre l’atto e la relativa documentazione di notifica a una verifica tempestiva.
Non per contestare necessariamente la pretesa, ma per capire prima di tutto quale sia la situazione e quali strumenti siano realmente disponibili.